1.TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện khai trương là hoạt động đánh dấu sự ra mắt chính thức của một doanh nghiệp, cửa hàng, nhà hàng, showroom hoặc bất kỳ cơ sở kinh doanh nào. Đây không chỉ là một nghi lễ mang tính hình thức, mà còn là cơ hội quan trọng để quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng và tạo dấu ấn trên thị trường ngay từ ngày đầu tiên.

Một sự kiện khai trương thành công thường bao gồm các nghi thức quan trọng như cắt băng khai trương, biểu diễn lân sư rồng phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật, giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ cung cấp và các hoạt động thu hút khách hàng như voucher giảm giá, các chương trình khuyến mãi. Ngoài ra, yếu tố truyền thông và tiếp thị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo hiệu ứng lan tỏa rộng.

Việc tổ chức khai trương chuyên nghiệp, sáng tạo không chỉ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng trong những ngày đầu tiên, đối tác, mà còn mang lại nhiều sự may mắn, tài lộc, khởi đầu thuận lợi theo phong tục và quan niệm phong thủy.

2. LỢI ÍCH THUÊ DỊCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG

- Chuyên nghiệp và tỉ mỉ: Đội ngũ tổ chức sự kiện có kinh nghiệm chuyên môn giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót trong quá trình diễn ra sự kiện.

- Tiết kiệm thời gian, công sức: Doanh nghiệp không cần lo lắng về khâu chuẩn bị trước- trong - sau chương trình, setup sự kiện hay điều phối chương trình.

- Ý tưởng sáng tạo, phù hợp với thương hiệu: Công ty tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch và đề xuất concept độc đáo, tạo dấu ấn mạnh mẽ về chương trình.

- Hệ thống thiết bị hiện đại: Trang bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED chuyên nghiệp hiện đại bật nhất giúp nâng cao trải nghiệm khách mời tham dự.

- Tiếp cận khách hàng hiệu quả: Dịch vụ tổ chức sự kiện có chiến lược truyền thông bài bản, giúp doanh nghiệp thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

- Giảm thiểu rủi ro: Đội ngũ sự kiện chuyên nghiệp có phương án dự phòng, xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.

Một sự kiện khai trương được đầu tư kỹ lưỡng, tổ chức chuyên nghiệp và hoành tráng không chỉ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh mẽ, khẳng định uy tín thương hiệu, mà còn tạo bệ phóng vững chắc, thu hút khách hàng và mở ra những cơ hội kinh doanh đầy triển vọng.

3. NHỮNG YẾU TỐ QUAN TRỌNG KHI TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG CẦN CHÚ Ý

1. Xác Định Mục Tiêu Trước Sự Kiện

Trước tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện:

• Tạo dấu ấn thương hiệu, thu hút khách hàng?

• Quảng bá sản phẩm/dịch vụ mới?

• Dự toán ngân sách?

• Số lượng khách mời, đối tượng hướng đến là ai?

Mục tiêu rõ ràng dễ dàng lên kế hoạch và giúp các công việc tổ chức nhanh chống hơn.

2. Địa Điểm Thuận Lợi

Không gian tổ chức sự kiện phải đảm bảo:

• Vị trí thuận lợi hoặc có hướng dẫn trước cho khách mời để dễ di chuyển

• Không gian phù hợp với số lượng khách mời tham dự sự kiện

• Đầy đủ thiết bị về âm thanh, ánh sáng, sân khấu, chỗ ngồi,...

• Có bãi đậu xe máy và xe hơi để thuận tiện cho khách tham dự

  

3. Xây Dựng Kịch Bản Mới Mẻ & Thu Hút

Một kịch bản chi tiết và sáng tạo sẽ giúp sự kiện diễn ra trôi chảy, chuyên nghiệp và thu hút. Các phần quan trọng bao gồm:

• Xây dựng kịch bản chi tiết, đảm bảo đầy đủ các nghi thức quan trọng như: múa lân sư rồng, phát biểu, cắt băng khai trương, xông đất, bốc thăm trúng thưởng…

• Dự trù thời gian hợp lý cho từng hoạt động, tránh kéo dài gây nhàm chán hoặc quá ngắn khiến sự kiện trở nên vội vàng.

• Đảm bảo MC nắm rõ nội dung chương trình, điều phối linh hoạt để giữ được không khí sôi động nhưng vẫn chuyên nghiệp.

• 

4. Hệ Thống Trang Thiết Bị Hiện Đại

• Âm thanh đảm bảo phù hợp với số lượng khách mời tham dự và không gian sự kiện

• Ánh Sáng sự kiện diễn ra vào buổi tối cần thiết phải có đèn để tạo hiệu ứng lung linh và hoành tráng cho sự kiện, phát sáng khu vực tại sự kiện

• Sân khấu giúp cho các khách mời ở phía xa có thể nhìn thấy rỏ hơn ở khu vực sân khấu, giúp khách mới phân biệt sân khấu và khu vực checkin, việc xử dụng sân khấu cũng thể hiện sự kiện chuyên nghiệp và chỉnh chu

• Màn hình led giúp thuyết trình về các Sản Phẩm mới giúp khách hàng và đối tác hiểu rỏ hơn, ngoài ra có thể sắp xếp nhiều hình dạng khác nhau để thể hiện quy mô sự kiện

Việc đầu tư vào âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, hoành tráng và ấn tượng hơn.

5. Nhân Sự Sự Kiện

• MC chuyên nghiệp, có khả năng khuấy động không khí và điều phối chương trình linh hoạt.

• Helper là nhân sự hỗ trợ chương trình các việc về hậu cần

• Nhân viên lễ tân, đội ngũ hỗ trợ sự kiện cần được đào tạo kỹ lưỡng về quy trình tiếp đón, hướng dẫn khách mời.

• Đội ngũ kỹ thuật viên túc trực để xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu.

• Nhân sự vận hành sự kiện là vai trò không thể thiếu trong mỗi sự kiện, đóng vai trò người điều phối sự kiện

• 

6. Phương Án Dự Phòng & Xử Lý Sự Cố

Luôn có kế hoạch dự phòng để xử lý các rủi ro như:

Dù sự kiện khai trương đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, vẫn luôn có những rủi ro không lường trước có thể xảy ra. Do đó, việc xây dựng phương án dự phòng là vô cùng quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.

• Xử lý sự cố âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
  Phương án dự phòng:

  • Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu trước sự kiện ít nhất 1-2 tiếng.

  • Có sẵn micro không dây và micro cầm tay dự phòng.

  • Đội ngũ kỹ thuật viên túc trực để xử lý nhanh khi xảy ra lỗi.

  • Nếu màn hình LED gặp vấn đề, cần có phương án thay thế bằng máy chiếu hoặc bảng hướng dẫn in sẵn.

• Xử lý thời tiết xấu (áp dụng cho sự kiện ngoài trời)
  Phương án dự phòng:

  • Chuẩn bị mái che, ô dù hoặc di chuyển nhanh vào không gian trong nhà.

  • Theo dõi dự báo thời tiết ít nhất 3 ngày trước sự kiện để có phương án chủ động.

  • Nếu có thể, cung cấp áo mưa hoặc dù cho khách mời để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất.

  • Lên lịch trình dự phòng để điều chỉnh thứ tự chương trình nếu cần thiết.

• Điều phối khách tham dự đông hơn dự kiến
  Phương án dự phòng:

  • Dự trù thêm chỗ ngồi, nước uống, quà tặng để không bị thiếu hụt.

  • Bố trí thêm nhân sự hướng dẫn khách và kiểm soát dòng người di chuyển hợp lý.

  • Có phương án mở rộng không gian sự kiện nếu số lượng khách mời vượt quá dự kiến.

• Điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi đột xuất
  Phương án dự phòng:

  • Nếu khách VIP hoặc diễn giả quan trọng vắng mặt, MC cần linh hoạt điều chỉnh phần phát biểu hoặc mời người thay thế.

  • Chuẩn bị nội dung bổ sung để không để trống thời gian trên sân khấu.

  • Luôn có kịch bản linh hoạt để MC có thể xử lý những tình huống bất ngờ mà không gây gián đoạn chương trình

• 

  4. KỊCH BẢN KHAI TRƯƠNG CHI TIẾT

17:00 - 18:00 Đón khách & Check-in

• Khách mời đến tham dự sự kiện sẽ được đội ngũ lễ tân hướng dẫn check-in, nhận quà tặng (nếu có) và chụp ảnh lưu niệm.

• Không gian sự kiện được bố trí đẹp mắt, có thể trang trí theo chủ đề thương hiệu, kết hợp tiểu cảnh để khách mời check-in.

• Một số hoạt động như tiệc trà, cocktail nhẹ, âm nhạc du dương hoặc trình diễn acoustic có thể giúp khách thư giãn và giao lưu trước khi chương trình chính thức bắt đầu.

• Ý nghĩa: Đây là thời gian để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp, giúp khách mời cảm thấy được chào đón và hào hứng với sự kiện.

18:00 - 18:15 Biểu diễn Múa Lân Sư Rồng chào mừng

• Màn trình diễn múa lân sư rồng sôi động với tiếng trống rộn ràng, mang đến không khí phấn khởi, may mắn và thịnh vượng cho doanh nghiệp.

• Nếu quy mô sự kiện lớn, có thể kết hợp thêm các tiết mục múa trống hội, biểu diễn võ thuật hoặc múa LED hiện đại để tạo sự ấn tượng.

• Ý nghĩa: Trong văn hóa Á Đông, múa lân sư rồng mang ý nghĩa khai vận, xua đuổi điều không may và đón chào một khởi đầu thuận lợi.

18:15 - 18:30 Khai mạc sự kiện

• MC bước lên sân khấu, chính thức công bố sự kiện khai trương bắt đầu.

• Giới thiệu tổng quan về chương trình, chào mừng khách mời, đối tác, báo chí (nếu có) và những nhân vật quan trọng tham dự.

• Ý nghĩa: Giúp khách mời có cái nhìn khái quát về chương trình, đồng thời tạo sự trang trọng, chuyên nghiệp cho sự kiện.

18:30 - 18:45 Phát biểu từ đại diện công ty

• Đại diện công ty (CEO, giám đốc hoặc người sáng lập) lên sân khấu phát biểu. Nội dung có thể bao gồm:

  • Giới thiệu về thương hiệu, câu chuyện hình thành và phát triển.

  • Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi mà công ty hướng tới.

  • Lời cảm ơn đến đối tác, khách hàng và đội ngũ nhân sự đã đóng góp cho sự kiện này.

• Ý nghĩa: Phát biểu giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp và truyền tải thông điệp quan trọng đến khách hàng.

18:45 - 19:00 Nghi thức cắt băng khai trương

• Một trong những khoảnh khắc quan trọng nhất của sự kiện, đánh dấu sự ra mắt chính thức của doanh nghiệp.

• Đại diện công ty cùng các khách mời danh dự thực hiện nghi thức cắt băng.

• Có thể kết hợp với việc thả bóng bay, bắn pháo kim tuyến hoặc mở rượu sâm panh để tạo hiệu ứng đẹp mắt.

• Ý nghĩa: Cắt băng khai trương tượng trưng cho sự khởi đầu suôn sẻ, mở ra nhiều cơ hội và thành công trong tương lai.

19:00 - 19:15 Nghi thức xông đất

• Đây là một nghi thức mang tính phong thủy, giúp doanh nghiệp đón nhận tài lộc và may mắn.

• Có thể thực hiện bằng cách:

  • Một khách mời may mắn bước vào không gian chính, tượng trưng cho việc “xông đất” đầu năm mới.

  • Chủ doanh nghiệp hoặc đại diện công ty đốt trầm hương, rải hoa hoặc tung đồng tiền lộc.

  • Một số nơi còn tổ chức thả chim bồ câu hoặc bóng bay để tượng trưng cho sự phát triển và bay cao.

• Ý nghĩa: Xông đất thể hiện niềm tin vào sự thịnh vượng, giúp doanh nghiệp khởi đầu suôn sẻ.

19:15 - 19:30 Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, ưu đãi

• MC hoặc đại diện công ty giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ chủ lực của doanh nghiệp.

• Trình chiếu video, demo sản phẩm hoặc trải nghiệm thử để khách mời có cái nhìn trực quan.

• Công bố các chương trình ưu đãi đặc biệt nhân dịp khai trương.

• Ý nghĩa: Tạo sự thu hút đối với khách hàng, kích thích nhu cầu mua sắm ngay trong ngày khai trương.

19:30 - 20:00 Bốc thăm trúng thưởng, tặng quà

• Tổ chức mini game, bốc thăm may mắn để khách mời có cơ hội nhận quà tặng hấp dẫn.

• Giải thưởng có thể bao gồm: phiếu mua hàng, sản phẩm công ty, voucher giảm giá hoặc quà tặng giá trị.

• Ý nghĩa: Giúp khách mời hào hứng, tạo không khí vui vẻ và tăng sự gắn kết với thương hiệu.

20:00 - 20:15 Giao lưu, chụp hình kỷ niệm

• Khách mời có cơ hội gặp gỡ, giao lưu cùng ban lãnh đạo, đối tác, bạn bè.

• Chụp ảnh lưu niệm với backdrop thương hiệu, giúp lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp trên mạng xã hội.

• Nếu có thể, công ty nên bố trí đội ngũ chụp ảnh chuyên nghiệp để đảm bảo hình ảnh đẹp nhất.

• Ý nghĩa: Lưu giữ kỷ niệm đẹp về sự kiện, giúp khách mời cảm thấy gắn bó hơn với thương hiệu.

20:15 - 20:30 Bế mạc sự kiện

• MC tổng kết chương trình, gửi lời cảm ơn đến khách mời, đối tác và đội ngũ tổ chức.

• Công ty có thể gửi quà tặng nhỏ hoặc thư cảm ơn để khách ra về với cảm xúc tích cực.

• Nếu có thể, phát sóng trực tiếp trên fanpage hoặc website để sự kiện có sức lan tỏa rộng hơn.

• Ý nghĩa: Để lại ấn tượng đẹp trong lòng khách mời, giúp họ nhớ đến thương hiệu lâu dài.

5. DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP - LIÊN HỆ HOÀNG SA VIỆT NGAY!

Bạn muốn tổ chức một sự kiện khai trương chuyên nghiệp, thu hút khách hàng, gây ấn tượng mạnh mẽ và tạo bước đệm vững chắc cho thương hiệu? Hoàng Sa Việt sẽ giúp bạn biến ý tưởng thành hiện thực với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói - chuyên nghiệp - sáng tạo!

Tại sao nên chọn Hoàng Sa Việt?

✅ Thiết kế sự kiện độc đáo, ấn tượng, phù hợp với từng thương hiệu, đảm bảo sự khác biệt và đẳng cấp.
✅ Dịch vụ trọn gói từ A-Z, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai cho đến hỗ trợ truyền thông, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian & công sức.
✅ Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hiện đại, tạo hiệu ứng sân khấu chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách mời.
✅ Đội ngũ tổ chức giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc điều phối sự kiện, xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh.
✅ Chi phí hợp lý, báo giá minh bạch, cam kết tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cao cấp.
✅ Hỗ trợ truyền thông & quảng bá sự kiện, kết nối với báo chí, KOLs, livestream chuyên nghiệp để tăng độ phủ sóng thương hiệu.
✅ Kế hoạch dự phòng hoàn hảo, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ ngay cả khi có sự cố bất ngờ.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Hoàng Sa Việt cam kết mang đến sự kiện khai trương chuyên nghiệp, hoành tráng và thành công rực rỡ!

Xem Thêm Các Sản Phẩm Nổi Bật Tại Hoangsaviet.com.vn: